Serie de arranque: ¿Cuándo es un buen momento y cuánto tiempo se necesita para poner en marcha un espacio de coworking?

¿Quieres montar un espacio de coworking? Entonces esta serie está dedicada a ti. Hace poco publicamos las preguntas más importantes que deben hacerse los futuros fundadores. Ahora queremos profundizar en cada uno de los aspectos. Porque una hoja de ruta sólida es importante para toda planificación, hoy nos preguntamos: ¿cuándo es un buen momento para emprender? ¿Y cuánto tiempo llevan los preparativos necesarios?

Tómese un tiempo generoso

La última parte de esta serie trataba del "¿Por qué? Un buen momento para poner en marcha un espacio de coworking es cuando tienes absolutamente claro qué es lo que te mueve y hacia dónde debe llevarte la aventura. Por cierto, tu motivación individual para poner en marcha un espacio de coworking no implica que ya tengas experiencia con la burocracia básica como futuro operador. Para un proyecto de tal envergadura, es útil tener algunos conocimientos previos sobre el papeleo... o buscar ayuda rápidamente. Para los detalles de los contratos necesarios, puede ser útil otro ojo escrutador, así como para las normas y reglamentos de la comunidad una vez abierto el espacio. Para tener en cuenta todas las eventualidades, tómese el tiempo necesario, con el agradable efecto secundario de que, de todos modos, puede que todo vaya más rápido y fluido de lo esperado.

Fundaciones burocráticas

La mayoría de los espacios de coworking abren sus puertas al cabo de unos siete meses, desde los primeros pasos de planificación hasta la fiesta de inauguración. Eso sí, la media también incluye a todos aquellos cuyo desarrollo a veces se alarga debido a trabas burocráticas como medidas de protección contra incendios o reformas (palabra clave: plazos de entrega). Otros espacios, en cambio -aproximadamente un tercio según las estadísticas-, están listos para entrar a vivir al cabo de menos de tres meses.

Aspectos importantes de antemano: ¿Qué contratos son necesarios, por ejemplo con el arrendador, el socio comercial o un posible inversor? ¿Todavía hay que controlarlos legalmente? Qué abogados pueden ayudar aquí depende un poco del tipo de empresa: ¿Sus preguntas se refieren al inmueble en sí, a su autoempleo como fundador o a la cobertura del seguro en el espacio de coworking? Hay expertos para casi todas las especificaciones; una preparación precisa de las conversaciones con los abogados puede ahorrar mucho tiempo (y, por supuesto, dinero). 

Claro, la burocracia es molesta. En realidad, se quiere empezar directamente por Interior y la selección de compañeros. Pero ayuda a hacerse amigo del papeleo como marco necesario que te salva de graves problemas financieros en caso de emergencia y mantiene preparada una estrategia de salida sensata, aunque probablemente nunca la necesites. 

Información práctica sobre la mudanza y el mobiliario

Observación interesante: aunque las aperturas se reparten a lo largo del año en muchos lugares, sobre todo muchos espacios de coworking comienzan en torno a septiembre y octubre. Son muy pocos los que empiezan en diciembre o durante las vacaciones de verano. Por supuesto, esto también puede deberse al hecho de que mudarse en vacaciones es bastante impopular, ergo: ¡evite el caos de horarios y piense pronto en la hora de apertura!  

A la hora de planificar su traslado, tenga en cuenta cómo prevé la composición de los compañeros de trabajo. La variable más sencilla es: ¿Cuál es el número mínimo de personas que pueden instalarse y cuál el máximo? ¿Según qué criterios pueden darse de alta? ¿Se trata a los equipos de las empresas existentes de la misma manera que a los autónomos? Tienen una influencia decisiva en el plazo de entrega de sus planes, por ejemplo si ofrece salas de taller totalmente equipadas o similares. (Por cierto, trataremos los modelos de negocio y los segmentos de precios en otro artículo próximamente). 

Nota práctica sobre el mobiliario: ¿hay suficientes enchufes y fuentes de luz para una distribución modular del espacio? No creerías posible las banalidades que a veces frenan la puesta en marcha de un espacio de coworking (y sí, hablo por experiencia).

¡Por fin la apertura! ¿Y ahora?

Ha llegado el momento: se han tendido los cables, los compañeros han firmado sus contratos de alquiler, la máquina de café está en marcha. Los meses de esfuerzo están dando sus frutos y casi se te está cayendo todo el estrés encima. Para asegurarse de que la inauguración -para la que podría planear una fiesta u otro acto de bienvenida- transcurre con la misma normalidad, tómese otro día libre para recorrer habitación por habitación. Comenta tu larga lista de tareas pendientes, casi completamente tachada, con posibles socios, pide su opinión o aclara las cuestiones pendientes.

Empiece su actividad lo más relajado posible y tómese tiempo conscientemente para dedicar toda su atención a sus nuevos compañeros de trabajo. No seas el empresario estresado que va de un lado a otro de la tienda a toda prisa, sino disfruta de los frutos de tu trabajo con conciencia y atención a los detalles. Has creado algo grande y el viaje no ha hecho más que empezar.

Para el resto de las preguntas, en las próximas semanas se desglosarán con más detalle diversos temas clave. No se pierdan la oportunidad.