Federación Alemana de Coworking: "Una buena comunidad garantiza la resiliencia"

La Conferencia Cowork es uno de los puntos más importantes del programa del FCM

¿Qué hace realmente la Federación Alemana de Coworking? Como asociación nacional del movimiento coworking alemán, la GCF está comprometida con la promoción y la creación de redes de espacios de coworking, tanto a nivel regional como global, y apoya la investigación de temas relevantes para el futuro como el coworking y el nuevo trabajo. Con este enfoque, el equipo de la GCF pretende conectar e inspirar a los miembros e informarles sobre eventos y noticias en la escena del coworking.

GCF lleva utilizando coapp para el diálogo interno desde este año, así que hablamos con la Community Manager Anja Müller y el CFO Nico Henkels sobre sus experiencias: ¿Cómo les ayuda coapp en su trabajo diario y qué cambios aporta a su comunidad?

Anja Müller

Nico Henkels

Nico y Anja, ¿podéis presentaros brevemente?

Anja: Me llamo Anja Müller, soy una campista entusiasta y me siento como en casa en la comunidad de campistas, por eso me interesa mucho el coworking. A principios de 2021, participé en la academia de la Federación Alemana de Coworking para aprender a gestionar con éxito espacios de coworking, especialmente en combinación con campings. Esto me puso en contacto más estrecho con la gente agradable de GCF, y cuando el puesto de Community Manager se publicó a finales de 2022, inmediatamente me sentí atraído por él. Mis tareas principales son el trabajo de afiliación y también mucha administración, por lo que soy una de las primeras personas en utilizar coapp.

"Con coapp, ahora tenemos una herramienta centralizada para la gestión de los miembros y la interacción con la comunidad mucho más clara".

Nico: Soy Nico Henkels de Wuppertal y abrí un espacio de coworking en 2017/2018. Quería establecer contactos con otros espacios de coworking gestionados por sus propietarios y compartir conocimientos a través de la Federación Alemana de Coworking. He estado en la junta desde 2018, principalmente para temas financieros. Usábamos muchas herramientas, pero la comunicación era a menudo caótica. Buscábamos un programa de administración para nuestra asociación que no solo nos permitiera comunicarnos, sino también cobrar las cuotas de los miembros y enviar facturas. Con coapp, ahora tenemos una herramienta centralizada para la gestión de los miembros y la interacción con la comunidad mucho más clara.

Ha abordado directamente los principales retos: A menudo, a los community managers les encanta el trato personal con la gente, les gusta organizar campañas o talleres y alimentar a las comunidades, pero a menudo se ven frenados por mucho papeleo o trabajo de oficina. ¿Cómo les ayuda coapp en este sentido?

Anja: Ese era también nuestro principal problema. Con coapp, podemos gestionar muchas tareas administrativas más fácilmente y organizar eventos de forma sencilla. Reduce considerablemente el papeleo.

Nico: Durante mucho tiempo, utilizamos Slack como módulo de chat de la comunidad, además de boletines, un sitio web, varios grupos de WhatsApp o Signal y otros canales. Por tanto, la comunicación estaba totalmente distribuida y fragmentada por todos los canales posibles, lo que suponía un reto. Algunas personas conocían exactamente información o eventos concretos, otras decían: "¡No sabemos nada de ti!", y así sucesivamente. Así que en algún momento tuvimos claro que nos gustaría tener una herramienta con la que pudiéramos gestionar a nuestros afiliados y facturarles de forma transparente, pero también ofrecer un espacio comunitario virtual en el que la gente pudiera intercambiar ideas y que también pudiera utilizarse para cosas cotidianas.

En otras palabras, ¿ha pensado especialmente en la usabilidad para la comunidad?

funcionesNico: Lo que más apreciamos de coapp es su fantástica comunidad. Con la agilidad de las redes sociales, mucha gente se acostumbra fácilmente. Antes, teníamos el problema con aplicaciones como Slack de que algunas personas ya la conocen bien porque la usan profesionalmente, mientras que otras la desconocen por completo. Con coapp, es bastante intuitivo y, una vez dentro, hay un umbral de inhibición relativamente bajo para escribir ahí dentro. No podremos asegurarlo hasta más adelante -todavía estamos en pleno proceso de incorporación-, pero creemos que hay muchas posibilidades de conseguir más interacción con coapp. Para nosotros, como comunidad, el principal reto es que sólo nos vemos en directo una vez al año en la conferencia; el resto del año, la gente está dispersa por toda Alemania y a veces incluso por Europa. Por eso, por supuesto, es esencial contar con una plataforma escrita tan buena.

funciones"Lo que más apreciamos de Coapp es su fantástica comunidad. Con la agilidad propia de las redes sociales, mucha gente puede acostumbrarse fácilmente".

¿Cómo ve el potencial de coapp para apoyar y facilitar las cosas a la gente, de modo que ya no tengan que buscar información en innumerables canales?

Anja: La ventaja de coapp aquí es que el contenido permanece, a diferencia de Slack, donde podemos buscar contenido durante mucho tiempo, después de 90 días... (Risas) Tengo mucha curiosidad por ver cómo lo acepta la gente, porque como has dicho, Nico, algunas personas no están familiarizadas con las nuevas aplicaciones. Ya he tenido el comentario sobre la mesa: "¡Oh, no, otra cosa nueva no!". Pero creo que a la comunidad le gustará una vez que esté dentro y vea las ventajas. Y también depende de nosotros, los gestores de la comunidad, prepararla muy bien ahora, acompañar a la gente, llevarla y simplemente hacerla agradable para que se sienta cómoda con coapp.

¿Tiene en mente algo en particular que pueda ayudar a la gente?

Anja: Sí, un punto realmente importante será que podremos utilizar coapp no solo en el navegador, sino también como una app, que ya está disponible. Una vez que esto esté bien configurado y funcionando, tendrá la gran ventaja de que se podrá acceder a la app más rápidamente y será especialmente útil para quienes utilizan mucho su smartphone para comunicarse o están acostumbrados a Slack.

¿Cómo se enteró de la existencia de coapp?

Nico: coapp fue uno de los patrocinadores de nuestra conferencia de coworking GCF y, junto con Hardy Seiler, examinamos la herramienta más de cerca. Como coapp no sólo se centra en la administración, sino también en la creación de redes entre nosotros, ofrecía todo lo que necesitábamos, especialmente para la gestión de la comunidad. Stella nos guió con mucho entusiasmo, lo que fue estupendo. (risas)

Me alegro de que tuvieras una buena impresión personal. La naturaleza de los espacios de coworking es que quieres trabajar eficientemente en algún sitio, pero también se trata del contacto humano y la unión. Cosas que sólo surgen cuando te implicas y participas. ¿Fue un motivo para decantarse por una aplicación en la que conoce al creador? ¿No un gigante tecnológico de EE.UU. del que no sabes exactamente dónde están los datos, sino un proveedor al que puedes llamar si tienes algún problema o comentario?

Anja: Sí, absolutamente, ¡y aprecio mucho este apoyo! El equipo de coapp está súper disponible de lunes a viernes, a veces Hardy incluso me ha contestado los domingos. (Risas) Es genial saber que todo el mundo te ayuda inmediatamente con los problemas y trabaja constantemente en el desarrollo. Hace poco hablé con el CTO Mago, que es increíblemente atento, lo tiene todo en cuenta y lo mejora inmediatamente si es posible. Ya han pasado muchas cosas en el poco tiempo que llevamos usando coapp. Estoy muy contento por ello.

Ustedes son la meta-organización de los espacios de coworking -un poco como un espacio de coworking para espacios de coworking- y tienen el mandato de garantizar la creación de redes, por ejemplo en forma de conferencia anual. ¿Cómo es su trabajo diario y cómo le ayuda coapp?

Nico: Esta descripción es en realidad bastante emocionante -espacio de coworking para espacios de coworking-, pero por regla general, hacemos el clásico trabajo de asociación. Como asociación federal, nos hemos fijado el objetivo de promover la cultura del coworking en Alemania, esa es nuestra máxima prioridad. Para ello, organizamos talleres, la academia y nuestra conferencia anual. coapp nos ayuda a centralizar la comunicación y el intercambio para que podamos responder a las preguntas más rápidamente, porque ayudamos a los fundadores en el camino hacia su propio espacio y también ofrecemos formatos de intercambio, reuniones de red y llamadas a la comunidad después. También existe la posibilidad de hacer preguntas no sólo a nosotros, sino a la comunidad. Vemos que coapp es muy fuerte para este foro, por ejemplo. Si alguien tiene un problema con una máquina de café, un usuario o el Wi-Fi, puede intercambiar información rápidamente.

Antes he tomado nota de su página web: Para que un espacio de coworking tenga éxito hace falta algo más que colocar mesas y sillas en una sala y encender el router Wi-Fi. Cuál es el requisito más importante para que un espacio de coworking tenga éxito?

Anja: En realidad es bastante sencillo: lo más importante son las personas. Así que el requisito previo más importante es conectar bien a las personas, ser transparentes, distribuir bien la información y los conocimientos, y eso lo podemos hacer muy bien con coapp. Personalmente, estoy especialmente entusiasmado con la función Círculos, con la que podemos conectar diferentes espacios de coworking de distintas regiones. Con coapp, queremos asegurarnos de que no sólo se compartan fechas y eventos, sino que la gente se sienta como en casa y tenga un punto de contacto para preguntar cualquier duda que pueda tener sobre el coworking. Que haya una comunidad viva que podamos continuar offline.

¿Aproximadamente cuántos miembros tiene su comunidad?

Anja: Eso me recuerda otra característica: quizá debería haber una especie de búsqueda por barrios que te permitiera encontrar otros espacios de coworking, pero también a gente de la comunidad de la zona. Eso funciona bastante bien con los campistas (risas).

Nico: Estoy de acuerdo con Anja en que se trata de conectar a la gente, porque en los espacios de coworking buscan algo: una comunidad, un lugar de trabajo, un entorno técnicamente sólido, pero sobre todo a otras personas. Si está bien gestionado y hay gente que se ve a sí misma como anfitriona y creadora de redes, entonces tienes más posibilidades de tener una comunidad que funcione. Con una comunidad bien conectada, hay resistencia frente a las fluctuaciones económicas. También nos dimos cuenta de esto durante la pandemia del coronavirus: muchos miembros siguieron apoyando su espacio y se mantuvieron en contacto incluso cuando no podían ir. Esto distingue a un espacio de coworking de un puro centro de oficinas con escritorios y salas de reuniones. La cultura del coworking va mucho más allá de la mera prestación de servicios. Eso es lo realmente emocionante para nosotros.

Creo que ser anfitrión es una gran analogía, ya que también se aplica a personas que tal vez ni siquiera sean miembros del Espacio y se sientan muy bienvenidas en un evento. Una comunidad animada que cuida de los demás puede hacer eso, lo que le confiere un carácter acogedor. Muchas gracias por su tiempo.

Todas las imágenes de Cowork 2024 © Benjamin Hotz