Por qué deberías conocer Zapier como community manager

El servicio Zapier permite a sus usuarios vincular diferentes aplicaciones web entre sí. En pocas palabras, permite crear flujos de trabajo automatizados y ahorrar mucho tiempo que puede dedicar a cosas más importantes.

Desde que la empresa fue fundada en 2011 por Wade Foster, Bryan Helmig y Mike Knoop, ha escrito una impresionante historia de éxito. No es de extrañar, ya que los beneficios son particularmente altos y la idea detrás de Zapier es concebiblemente simple: muchos de nosotros -incluidos los administradores de espacios de coworking- utilizamos una variedad de aplicaciones web todos los días, como correo electrónico, calendarios, herramientas de gestión de proyectos y más. Sin embargo, debido a que estas aplicaciones a menudo tienen sus propias interfaces de usuario y funciones que no interactúan entre sí, pasamos mucho tiempo cambiando de una aplicación a otra.

A menudo, se trata de tareas sencillas de gestión de la comunidad de las que Zapier o una app comparable pueden encargarse automáticamente. Así que utilizar este soporte para la organización de un espacio de coworking tiene algunas ventajas. Hemos recopilado algunos ejemplos concretos de uso para ilustrar los beneficios.

Llevar automáticamente el contenido del usuario al sitio web

El espacio de coworking Hafven utiliza Zapier para llevar el contenido de los usuarios al sitio web. "En Hafven, siempre tuvimos el reto de tener que explicar todo lo que ocurre en Hafven", dice el cofundador Hardy Seiler. "Así que el equipo de Hafven tenía que poner manualmente el contenido en el sitio web y la mayoría de las veces correr detrás de los miembros para incluso obtener el contenido. Eso consumía muchísimo tiempo".

Si en tu comunidad tienen lugar muchas actividades en paralelo y alguien tiene que mantener todos los datos de los diferentes eventos, el esfuerzo es naturalmente alto. Hafven lo ha reducido significativamente automatizando estos procesos a través de coapp gracias a la integración con Zapier. En concreto, esto significa que los nuevos miembros, nuevos proyectos, eventos o trabajos son creados y mantenidos en coapp por los propios community managers y miembros, y finalmente transferidos a la web de Hafven a través de Zapier.

De este modo, la información relevante de la plataforma y del sitio web se mantiene sincronizadamente actualizada y los interesados en Hafven pueden obtener una visión de conjunto mucho mejor.

Ajuste automático de la temperatura ambiente y la luz

Hogares inteligentes funciones no solo están muy de moda en el hogar, los espacios de coworking también quieren ser cada vez más eficientes energéticamente. Zapier puede ser de gran ayuda aquí para conectar diferentes dispositivos y servicios.

Por ejemplo, puedes crear un flujo de trabajo automatizado que se active cuando un sensor registre un cambio en la temperatura ambiente. Esta fluctuación -quizás notable- de la temperatura se reenviaría a un servicio como Slack o Microsoft Teams para notificarte, como gestor de la comunidad, que un aparato de aire acondicionado puede necesitar mantenimiento.

El espacio de coworking Tiny Space ha conectado su casa inteligente funciones de Loxone a coapp a través de Zapier, creando así su propio sistema de automatización de edificios. Cuando un miembro reserva la sala de reuniones, esta se pone automáticamente a temperatura con antelación e incluso las luces se encienden y apagan a tiempo.

Enviar mensajes automáticos a los nuevos afiliados

Por supuesto, en un mundo ideal siempre tendría tiempo para dedicar a cada nuevo miembro de su comunidad. Pero esto no siempre está disponible. Con Zapier, el onboarding puede tener lugar automáticamente cuando un nuevo miembro se registra, y se puede enviar un mensaje directo al nuevo usuario a través de coapp. El mensaje de bienvenida, automatizado pero personal, puede contener instrucciones básicas e información sobre la comunidad.

Como todo funciona en la función de chat, los nuevos usuarios pueden responder directamente al mensaje y disponer inmediatamente de una persona de contacto para las dudas o consultas invididuales.

Por supuesto, lo mismo puede aplicarse a la generación de prospectos o nuevos miembros potenciales: Por ejemplo, cuando alguien rellena un formulario de contacto en su sitio web, podría utilizar Zapier para enviar automáticamente un correo electrónico al cliente potencial o enviar una notificación directamente a su equipo para que realice el seguimiento.

Encender y apagar máquinas automáticamente

Por supuesto, su imaginación no tiene límites y puede desempeñar un papel en la personalización de funciones su comunidad. Hafven, por ejemplo, tiene cortadoras láser que hay que reservar con antelación. Con un poco de conocimiento técnico, se creó un sistema de automatización que sólo suministra energía a las cortadoras láser cuando se ha hecho una reserva a través de coapp. Para ello, se crearon interfaces entre la cortadora láser, coapp y Google Calender, conectadas mediante un producto de Shelly.cloud e IFTTT.

"Nos dimos cuenta de que algunos de nuestros miembros utilizaban la cortadora láser sin reservarla, o las horas extra no estaban registradas en la máquina", explica el responsable, Miguel. "Esto nos hacía perder dinero. Queríamos evitarlo sin muchas complicaciones, así que se nos ocurrió poner un relé de Shelly.cloud en algún lugar de la línea". Identificó que el mejor lugar para ello era en el recinto, delante del interruptor de palanca, para que no se puentearan las funcionalidades. Así, cinco minutos antes de que empiece la reserva, se conecta la alimentación, y diez minutos después de la reserva, se desconecta.

La experiencia parece ser buena, porque Miguel ya está pensando en los próximos usos posibles de los applets. "Para el futuro, queremos utilizar más los servicios y aplicar relés con múltiples canales, de modo que también podríamos, por ejemplo, poner carteles luminosos con las etiquetas Libre o Reservado en nuestros Espacios, un recordatorio para regar las plantas, etc.".

Ahorra mucho tiempo con coapp y Zapier

La versión gratuita de Zapier permite hasta 100 acciones al mes, lo que es suficiente para muchos usuarios, mientras que los planes de pago ofrecen funciones adicionales y acciones ilimitadas.

Como puedes ver, estamos bastante entusiasmados con las muchas posibilidades que ofrece Zapier. ¿Tienes preguntas sobre el uso de coapp y Zapier? ¿O quizás ya tienes una idea para qué caso en tu community management podría ser útil? ¡No dudes en ponerte en contacto con nosotros!